Gifts, prizes and awards

• Rules and regulations

  美国国税局规定，礼品、奖品和奖励应作为应税收入申报 如果礼物、奖品或奖励符合一定的标准，则授予接受者.

  The a “礼品、奖品及奖项得奖人资料表格-雇员及非雇员” or “礼品、奖品及奖项得奖人资料表格-只供学生填写”表格用于记录已分配的礼品、奖品或奖励的信息 72312“可报告的奖品和奖励”或72952“内部采购-奖品” REPORTABLE". 此表格必须在7天内交回应付帐款办公室 向某人颁发应报告的礼物、奖品或奖励.

  请注意，这些应申报的礼品、奖品和奖励将被列入应纳税 雇员的W-2表格和非雇员的1099-M表格.

  如果您有任何问题，请联系会计部的艾米·桑兹，电话:970-351-1828 or amy.sands@istamps.net.

• Completing the form

  填写个人姓名，地址和SSN, ITN或Bear号码.

  • Check the box of the recipients status. 收件人有可能是学生 AND an employee or non-employee.
  • 任何时候，如果你选择的礼物、奖品或奖励是现金或礼品卡， 财政援助必须在接收人收到现金付款之前批准付款 or gift card.

  Cash

  • 所有身份和金额均须纳税
  • 是否包括在雇员的W-2和非雇员的1099

  Gift Card

  • 所有身份和金额均须纳税
  • 豁免必须在购买礼品卡前获得批准
  • 是否包括在雇员的W-2和非雇员的1099

  Non-cash

  • 如果超过50美元，所有身份的人都要纳税
  • 是否包括在雇员的W-2和非雇员的1099

  FOAP

  External Sales:

  • 72312 -奖品和奖励可报告-任何价值的现金奖励，任何礼品卡 value, non-cash awards over $50 in value. MUST turn in a Gift, Prizes, and Awards 收款人资料表在7天内寄到应付帐款.
  • 72313 -奖品和奖励不可报告-任何价值低于50美元的非现金奖励.

  Internal Sales (When using EIO)

  • 57952-内部销售-奖励报告-内部购买礼品卡的收入 or non-cash awards over $50 in value.
  • 57953-内部销售-奖励非报告-来自内部购买的非现金收入 awards under $50 in value.
  • 72952-内部购买-奖品可报告-内部购买礼品的费用 card or non-cash awards over $50 in value. MUST turn in a Gift, Prizes, and Awards 收款人资料表在7天内寄到应付帐款.
  • 72953 -内部采购-奖品不可报告-内部采购的费用 non-cash awards under $50 in value.
• FAQ's

  Q.  礼品、奖品和奖励算不算应税所得?

  A.  It depends. Cash and gift cards always will be taxable. Non-employees will get 如果他们一年的收入超过600美元雇员就会一直有1099 amounts added to their W-2. 超过50美元的有形财产也将征收同样的税 rules applied.

  Q.  如果礼物、奖品或奖励是给学生的，我需要做什么?

  A.  任何现金或预先批准的礼品卡必须事先由财政援助批准 being distributed to the student. 这些奖项会影响学生的经济援助 奖学金，并可能需要通过财政援助分发给他们.

  Q.  为什么不允许购买礼品卡?

  A.  礼品卡必须事先得到大学税务会计的书面批准 (Gift Card Waiver). 这是为了最大限度地降低风险，并符合国税局和其他适用的规则.

  Q.  How will this be reported to the IRS?

  A.  发给雇员的所有应税奖励都将在收款人的W-2表上报告. All taxable 超过600美元的非雇员奖金将在收件人1099-M表格上报告.

  Q. 如果我需要提供礼品卡给人们参加一个 anonymous confidential study?

  A. 见下面保密/匿名研究主题部分.
• Confidential/Anonymous Research Subjects

  这概述了保密/匿名研究的付款程序和方法 北科罗拉多大学(UNC)的科目，包括国内税收 Service (IRS) tax reporting requirements. 这适用于所有机密/匿名 向研究对象提供补偿的临床试验或研究方案. 研究者有责任采取适当的步骤来维护 研究对象在付款时要保密并遵守 IRS and University reporting requirements.

  • Policy Statement
    • Approval

      所有涉及研究的保密/匿名临床试验或研究方案 科目需要事先获得UNC机构审查委员会(IRB)的批准 an IRB acceptable to UNC's IRB.

    • Taxable Income

      所有支付给研究对象的费用都被视为对时间和不便的“补偿” 根据《皇冠app安卓下载安装》，这些收入被视为应税收入. The research subject must be provided a "Tax notice"，无论在历年期间支付的金额如何，均通知 任何现金付款，礼品券/卡，汇票和/或 作为参加临床试验的交换而获得的非现金物品 试验、协议或调查是应纳税的收入.

    • Tax Reportable

      为了IRS 1099报告的目的，需要跟踪研究对象的付款 为每个保密/匿名的研究对象支付全部费用 超过50美元的礼品卡，任何金额的现金和超过50美元的非现金物品. In this case, a “礼品、奖品及奖项得奖人资料表格-雇员及非雇员” or “礼品、奖品及奖项得奖人资料表格-只供学生填写” 必须填写每个研究对象，包括他们的税务申报信息吗.

    • Non Tax Reportable

      不需要为1099报告的目的而跟踪研究课题的付款 对于保密/匿名研究的豁免方案和加速方案，一次 the 《皇冠app官方版下载》 is approved. 对于支付每项研究费用的全面协议，不需要跟踪 subject $50 or less in gift cards. The participant must be given a "Tax Notice" 这样他们就会意识到他们收到的礼品卡的税务影响.

    • Internal Controls

      任何时候都需要对研究对象付款进行内部控制. Each confidential/anonymous 临床试验或研究方案必须规定对赠与物的适当保护 cards, cash or non-cash items:

      • Securing. 礼品卡、现金或非现金物品应始终妥善保管.g. locked box in a locked cabinet or drawer).
      • Permissible Use. 所有支付给保密/匿名研究对象的款项必须按照上述规定完成 with the approved IRB protocol.
      • Custody. 礼品卡(现金或非现金)必须由一个人指定保管 items. 托管可以由原托管人临时转移给其他托管人 发放研究课题款项的部门人员. Any change 必须报告给财务总监, or Controller designee.
      • Tracking of research subject payments. 研究课题的付款应以预先编号的收据簿或 等效的方法设计，以唯一地识别每笔付款. Standard receipt books 办公用品商店里有两部分的表格吗. Another option is to fill out the "Participant Disbursement Log". 每张收据上应包含的信息应至少包括:
      • 研究对象名称或编号(研究对象编号是由部门分配的任何编号) 识别个人身份以保护其机密)
      • Date
      • Purpose of the payment
      • Serial number applicable to gift card
      • Payment Amount
      • Initialed by the study subject
      • Lost. 员工必须对遗失的礼品卡负责 or misplaced. 任何短缺必须立即报告给财务总监 designee and the campus police department.
    • Methods of Payment

      Gift cards
      Non-cash items

  • Procedures

    Gift cards

    如果使用礼品卡支付机密/匿名研究对象的费用， 必须获得法规遵从管理员的批准，该管理员将转发 在向研究对象支付任何款项之前，向税务会计师申请批准.

    Researchers must complete a 《皇冠app官方版下载》 表格，并将表格提交给法规遵从管理员，由其转发 to the Tax Accountant for approval. 描述补偿的IRB协议部分 ，并且IRB的批准信必须附在豁免请求中 form.

    豁免表格一经批准，参加者可获发礼品卡 $50 or less per participant.

    如果超过50美元的金额是必要的，必须获得参与者的税务信息 及填写“礼品、奖品及奖项得奖人资料表” each research subject.

    Non-cash items

    如果支付给研究对象的是非现金物品，如t恤或 mug, no tracking or tax information 需要从参与者那里获得这些项目 less than $50 in value.

    For non-cash items with a value over $50, the 必须取得参加者的税务资料 and a “礼品、奖品及奖项得奖人资料表格-雇员及非雇员” or “礼品、奖品及奖项得奖人资料表格-只供学生填写” 每个研究课题都必须填写吗.

  • FAQ'S

     

    Q. 如果我想提供礼品卡作为参与补偿怎么办 在一项保密/匿名研究中，我无法从中收集税务信息 the participant?

    A. 机密/匿名研究对象可以使用礼品卡，但必须 首先要得到法规遵从管理员和大学税务的批准 Accountant. To seek approval, submit the “保密/匿名研究对象礼品卡购买豁免” 表格，提交给法规遵从管理员. Please note that your IRB approval 信和你批准的协议中描述研究补偿的部分 受试者，以及研究必须保密/匿名的声明必须 be attached with the waiver request.

    Q. 如果这个豁免请求是授予礼品卡支付给个人 参与一项保密/匿名研究，我还需要什么文书工作 fill out?

    A. 研究课题的付款应以预先编号的收据簿或 等效的方法设计，以唯一地识别每笔付款. Standard receipt books 办公用品商店里有两部分的表格吗. Another option is to fill out the "Participant Disbursement Log".

    Q. 在此豁免被批准后，每个礼品卡的金额是否有限制 out?

    A. The limit is $50. 如果每人得到超过50美元，那就不管了 of this waiver, a “礼品、奖品及奖项得奖人资料表格-雇员及非雇员” or “礼品、奖品及奖项得奖人资料表格-只供学生填写” 必须在发卡后14天内填写并交给税务会计师吗.

    Q. 如果我在购买卡片后需要超过14天才能发出卡片怎么办 them?

    A. 请提供所需的天数(最多30天)，以及适当的理由 ，并获得大学税务会计师的批准.

    Q. 支付给参与研究的受试者的费用有什么税务影响 在一项保密/匿名的研究中得到一张礼品卡作为补偿?

    A. Please provide each recipient with a "Tax Notice to Study Subjects，这样他们就会意识到他们收到的礼品卡是值得考虑的 taxable income on their yearly tax return.

    Q. 大学如何申报应税收入?

    A. 在保密/匿名研究中给予参与者的任何金额的礼品卡 study is taxable income to the participant. For research studies that have undergone 豁免或加速审查，大学已决定不报告 机密/匿名研究对象收到50美元或以下的礼品卡收入 由于在这些表格上收集的数据的机密性/匿名性，因此在IRS表格1099上填写 研究和无法获得参与者的税务信息. The participants will receive a "Tax Notice“这样他们就会意识到这种礼品卡应该被视为应纳税 income on their annual tax return. 如果礼品卡的价值在每人51美元或以上， 必须收集税务信息，以便这些信息可以向国税局报告 Form 1099.